Maîtriser Outlook : les astuces à connaître

Outlook est le logiciel n°1 pour gérer la messagerie. C’est un logiciel multitâche qui favorise l’échange des messages électroniques, l’organisation des rendez-vous et la gestion des tâches. Bien qu’il soit facile à utiliser, il existe quelques astuces pour vous aider à effectuer intelligemment vos tâches et à avoir une maîtrise du logiciel.

 

Gestion rapide des e-mails

Pour profiter d’un gain de temps, plusieurs astuces existent, des raccourcis sont à votre disposition. On vous donne quelques exemples : pour répondre à un e-mail de vos contacts, cliquez sur alt+r ; pour envoyer un email, vous pouvez cliquer sur alt+s. Sélectionnez ensuite une combinaison.

Dans le cas où vous avez copié du texte dans le presse-papiers et souhaitez l’utiliser comme corps d’un e-mail, appuyez simplement sur CTRL+V pour générer un nouvel e-mail.

Avec l’aide d’Outlook, vous pouvez mettre fin à l’encombrement dans la boîte. Vous avez la possibilité de créer des dossiers pour stocker vos e-mails. Pour ce faire, usez de la rubrique « Boîte de réception« . L’e-mail y sera stocké.

Aussi, vous pouvez vous servir d’Outlook pour identifier des éléments de catégorisation des messages et recevoir des alertes lorsque des messages importants arrivent dans votre boîte de réception. À cet effet, la création d’une règle sera nécessaire, rendez-vous dans la barre de menu.

Afin de créer un modèle d’email à envoyer, concevez simplement ledit modèle et enregistrez-le sous un nom. Vous chercherez ce nom lorsque vous voudrez l’utiliser. Cela vous évitera de perdre du temps sur la réécriture des mêmes e-mails.

Pour qu’un message encore non lu ne soit oublié, définissez-le comme étant une tâche à accomplir. Cliquez sur le glyphe en haut.

À noter qu’il est possible d’utiliser Gmail dans Microsoft ou Office Outlook. Pour en arriver là, vous devez d’abord activer une fonctionnalité. C’est juste IMAP. Par la suite, vous devez suivre les directives que Google vous fournit.

Envoi et réception faciles

Vous ne pourrez peut-être pas répondre aux e-mails à tout moment. Dans de telles situations, on a des astuces utiles, un message automatisé assurera au client que vous ferez un suivi de son message.

Tout comme une lettre physique, signer le courrier est faisable. Appuyez sur Fichier, puis Options, et enfin sur la section courrier.

Un changement de couleurs et même de la police pour une adaptation personnelle est envisageable. Il vous suffit d’aller dans « Mail », ensuite sélectionnez « papier à lettre et police ».

Grâce à ce logiciel, nul besoin d’envoyer un e-mail à votre boss. Vous disposez d’une fonction « au responsable » qui vous le permet.

Certains fichiers peuvent être importés avec Outlook. Exportez un fichier avec l’option d’exportation.

 

Une boîte e-mail bien ordonnée

Pour afficher les alertes, entrez dans l’option « Paramètres d’alerte » sur le bureau.

Une fois que vous avez reçu ou écrit un e-mail, il est généralement joint à un message de suivi dans la même conversation, que vous pouvez supprimer si vous le souhaitez.

Outlook fournit un calendrier, et souvent il est incompatible avec votre disponibilité. Pour toute modification, allez dans l’option « Calendrier ».

Par défaut, chaque fois que vous lancez une recherche dans vos contacts, seuls les résultats de recherche trouvés dans les dossiers déjà ouverts s’affichent. Mais tous les dossiers peuvent être objet de recherche. Allez dans la barre de recherche et sélectionnez « Tous les dossiers ».

Vous pouvez bénéficier de compléments dans Microsoft ou Office. Vous y verrez des trucs astuces.

 

Maîtriser Outlook : les astuces à connaître